Software entwickeln lassen: So gehen Sie vor

„Software entwickeln lassen“ wird meist dann relevant, wenn Standardsoftware Prozesse nur teilweise abdeckt, Medienbrüche bestehen bleiben oder bestehende Systeme an Grenzen stoßen. Der Einstieg sollte dabei nicht mit Technik beginnen, sondern mit der Frage, welches Problem gelöst werden soll, wer die Software nutzt und welche Abläufe einfacher, schneller oder transparenter werden sollen. Für Geschäftsführer und Fachabteilungen ist das vor allem eine Abwägung: Reicht eine Standardlösung mit Anpassungen aus, oder bringt eine individuelle Lösung den größeren Nutzen? Dieser Beitrag zeigt einen pragmatischen Weg von der ersten Idee bis zum Betrieb und hilft, typische Fehlentscheidungen früh zu vermeiden.

Wann es sinnvoll ist, Software entwickeln zu lassen

Software entwickeln zu lassen ist vor allem dann sinnvoll, wenn Ihre Abläufe so speziell sind, dass Standardsoftware sie nur mit Umwegen abbildet. Das gilt auch, wenn mehrere vorhandene Systeme zusammenarbeiten müssen oder wenn ein besonderer Prozess digital unterstützt werden soll, der für Ihr Unternehmen fachlich wichtig ist.

Standardsoftware ist oft der einfachere Weg, wenn Anforderungen weitgehend marktüblich sind und sich der eigene Prozess sinnvoll an die Lösung anpassen lässt. Dazwischen gibt es Mischformen: eine Standardlösung als Basis und eine individuelle Erweiterung für die Abläufe, die wirklich besonders sind.

Typische Anlässe sind:

• die Ablösung einer gewachsenen Altanwendung
• die Digitalisierung bisher manueller Prozesse
• der Aufbau eines Portals
• die Entwicklung einer App
• die Erweiterung eines vorhandenen Systems

Der Nutzen entsteht nicht nur durch neue Funktionen. Häufig geht es auch um bessere Datenqualität, weniger Doppelpflege und klarere Verantwortlichkeiten. Schnittstellen sind dabei Verbindungen zwischen Systemen, damit Daten automatisch ausgetauscht werden, statt sie manuell zu übertragen. Eine Datenbank ist der strukturierte Speicherort, in dem die Informationen einer Anwendung zuverlässig verwaltet werden.

Webanwendungen, Apps, Datenbanken, Schnittstellen und der Betrieb in der Cloud sind unterschiedliche Bausteine, die zusammen geplant werden sollten. Einen Überblick über mögliche Bausteine der Umsetzung geben die Leistungen. Wenn mehrere Systeme Daten austauschen sollen, hilft auch der Beitrag zum Planen von Synchronisationen zwischen Prozessen und Systemen.

Bevor Sie starten: Ziele, Nutzer und Anforderungen klären

Bevor Sie Software entwickeln lassen, sollten Sie das Zielbild schärfen: Was soll nach der Einführung messbar besser laufen als heute? Zum Beispiel kürzere Durchlaufzeiten, weniger manuelle Übertragungen, ein einheitlicher Datenstand oder mehr Transparenz über den Bearbeitungsstatus. Diese Zielbeschreibung hilft, Anfragen zu fokussieren und Entscheidungen später am tatsächlichen Nutzen auszurichten.

Beschreiben Sie Anforderungen möglichst aus Sicht der Nutzer. Hilfreicher als eine reine Funktionsliste ist die Frage, was eine Person in ihrem Arbeitsalltag erledigen muss, welche Informationen sie dafür braucht und wo heute Hindernisse entstehen.

Benennen Sie die beteiligten Rollen frühzeitig:

• Fachabteilung
• IT
• Projektverantwortliche
• spätere Nutzer
• gegebenenfalls externe Partner

So wird klar, wer Anforderungen liefert, wer technische Randbedingungen kennt und wer Entscheidungen treffen muss.

Sinnvoll ist auch, die bestehenden Abläufe knapp zu dokumentieren: Wo entstehen Daten, wer bearbeitet sie weiter, wo gibt es Freigaben, Wartezeiten oder Medienbrüche? Gerade dieser Überblick zeigt oft schon, welche Punkte zum Start unverzichtbar sind und was in eine spätere Ausbaustufe verschoben werden kann.

Ein Lastenheft beschreibt die fachlichen Anforderungen aus Auftraggebersicht. Es muss nicht perfekt sein, macht Angebote aber oft vergleichbarer. Wenn noch keines vorliegt, reicht auch eine strukturierte Beschreibung per E-Mail oder Workshop als Grundlage. Praktische Hinweise dazu finden Sie im Beitrag was in die Anfrage gehört. Wenn bereits Material vorhanden ist, kann daraus über den Projekt-Check ein erster Projektsteckbrief entstehen.

Wichtig sind außerdem Integrationen: Sollen Daten aus ERP, CRM, Microsoft 365 oder anderen Systemen einbezogen werden, sollte das von Anfang an benannt werden.

Wie ein Softwareprojekt typischerweise abläuft

Wenn Sie Software entwickeln lassen, verläuft ein Projekt meist in fünf Schritten: Kennenlernen, Konzept und Design, Entwicklung, Qualitätssicherung und Livegang, danach Support und Weiterentwicklung.

Am Anfang steht das Kennenlernen. Dabei werden Anforderungen, Erwartungen und ein grober Aufwand besprochen, damit Machbarkeit und Rahmen realistischer eingeordnet werden können. Für eine erste Orientierung zur Größenordnung kann auch der Kostenrechner helfen; wenn Sie Ihr Vorhaben lieber direkt besprechen möchten, bietet sich ein unverbindliches Erstgespräch an.

Danach folgen Konzept und Design. Aus den Anforderungen entsteht ein umsetzbarer Plan mit Struktur, Bedienlogik und einer Kostenschätzung. Oft ist es sinnvoll, einzelne Abläufe zunächst als frühe Vorschau in einem Prototyp darzustellen. Ein Prototyp ist eine vereinfachte Vorschau auf Bedienung oder Ablauf, mit der sich Annahmen prüfen lassen, bevor vollständig entwickelt wird. Wie aus Anforderungen ein belastbarer Plan wird, zeigt auch das Pflichtenheft als nächste Stufe.

In der Entwicklung sind regelmäßige Abstimmungen wichtig. So lassen sich Entscheidungen zeitnah treffen und Missverständnisse früh erkennen.

Vor dem Livegang werden Funktionen systematisch geprüft. Automatisierte Tests sind wiederholbare Prüfungen, die typische Fehler früh sichtbar machen. CI/CD bedeutet, dass Änderungen in einem geregelten Prozess gebaut, geprüft und bereitgestellt werden, damit Auslieferungen nachvollziehbar bleiben.

Für den Livegang selbst müssen Datenübernahme, Zugänge und Betriebsabläufe vorbereitet werden, damit der Start geordnet erfolgen kann. Danach geht es meist mit Support und Weiterentwicklung weiter. Warum dieser Abschnitt wichtig ist, zeigt auch der Blick auf technische Schulden in Software.

Technische Entscheidungen, die für Entscheider relevant sind

Wenn Sie Software entwickeln lassen, müssen Sie nicht jede Technologie im Detail bewerten. Wichtig ist aber, die Folgen zentraler Architekturentscheidungen zu verstehen. Denn sie beeinflussen, wie gut eine Lösung genutzt, erweitert und betrieben werden kann.

Webanwendungen laufen im Browser. Sie eignen sich oft, wenn viele Nutzer ohne lokale Installation arbeiten sollen und der Zugriff an unterschiedlichen Arbeitsplätzen möglich sein muss.

Apps für Smartphones oder Tablets sind vor allem dann sinnvoll, wenn Gerätefunktionen genutzt werden sollen, Offline-Nutzung wichtig ist oder eine sehr spezifische mobile Bedienung gefragt ist. Wann das sinnvoller sein kann, zeigt der Beitrag eine native App sinnvoller ist.

.NET ist eine verbreitete Microsoft-Technologie für die Entwicklung von Webanwendungen, Apps und Backend-Systemen. Backend-Systeme sind die technischen Teile im Hintergrund, die Daten verarbeiten, Regeln ausführen und Schnittstellen bereitstellen. Aktuelle .NET-Entwicklung kann unter anderem mit C#, ASP.NET Core und Blazor umgesetzt werden.

SQL-Datenbanken sind relationale Datenbanken, in denen strukturierte Informationen konsistent gespeichert und abgefragt werden. Wann eine Cloud-Datenbank sinnvoll ist, hängt unter anderem von Nutzung, Integrationen und Betrieb ab.

Microsoft Azure ist die Microsoft-Cloud, in der Anwendungen, Datenbanken und ergänzende Dienste betrieben werden können. Der Cloud-Betrieb berührt Fragen nach Skalierung, Verfügbarkeit, Sicherheit und Zuständigkeiten. Diese Punkte sollten vor Projektstart besprochen werden. Mehr dazu zeigen ein Betrieb in der Cloud und die Referenzprojekte und Kundenstimmen.

So wählen Sie einen passenden Entwicklungspartner aus

Wenn Sie Software entwickeln lassen, sollten Sie ein Angebot nicht nur nach dem beschriebenen Funktionsumfang beurteilen. Ebenso wichtig sind die Zusammenarbeit, die Verständlichkeit in Gesprächen und ein Vorgehen, das zu Ihrem Projekt passt.

Sinnvolle Fragen für Entscheider sind zum Beispiel:

• Wer übernimmt Konzeption und Entwicklung?
• Wie laufen Abstimmungen im Projekt ab?
• Wer verantwortet den Betrieb?
• Wie wird Qualität gesichert?
• Was passiert nach dem Livegang in Support und Weiterentwicklung?

Hilfreich ist, wenn Konzeption, Design und Entwicklung eng zusammenarbeiten. So passen fachliche Anforderungen, Bedienung und technische Umsetzung besser zusammen, statt nacheinander isoliert zu entstehen.

Für manche Auftraggeber ist außerdem relevant, ob die Umsetzung vollständig in Deutschland erfolgt und ob bei Bedarf auch verdeckte Entwicklungsunterstützung für Agenturen oder Unternehmen möglich ist.

Ein Beispiel für einen passenden Projekttyp ist eine Webplattform, auf der Gemeinden ihr Kanalnetz, dessen Zustand und geplante Maßnahmen an einem Ort verwalten. Daran wird deutlich, wie eine individuelle Lösung fachliche Prozesse, Daten und Zuständigkeiten zusammenführen kann. Weitere Projekttypen können ein CRM für einen Versicherungsmakler oder eine Erweiterung sein, die Azure DevOps mit einer Planungssoftware verbindet.

Schauen Sie sich Referenzen und ähnliche Vorhaben an, ohne sie eins zu eins auf Ihr eigenes Projekt zu übertragen. Einen Überblick bietet Referenzprojekte.